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Portaria remota: tudo o que você precisa saber sobre esse sistema
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Portaria remota: tudo o que você precisa saber sobre esse sistema

Uma solução digital que oferece uma combinação bem-sucedida entre segurança e redução geral de custos dedicados à entrada e saída de pessoas da propriedade. A portaria remota pode ser definida assim, mas esse é apenas o começo da conversa. Neste post, vamos conhecer todos os seus benefícios.

Com ela, você pode substituir porteiro presenciais por agentes remotos que controlem com atenção o fluxo de pessoas e veículos na propriedade. Ainda parece meio utópico? Sem mais demora, vamos conhecer mais sobre ela!

O que é portaria remota?

Ela consiste em um sistema no qual o prédio opera com uma portaria 24 horas à distância, porém com o mesmo conjunto de funcionalidades de uma opção local. Dependendo da empresa de implementação, ela também é conhecida como virtual ou digital.

A diferença principal é a ausência de um porteiro dentro da propriedade. Ela é utilizada majoritariamente em ambientes residenciais, mas empresas de pequeno e médio porte do nosso país já contam com o serviço, como destaca uma reportagem da Folha de S. Paulo.

Quando um visitante ou morador acessa o interfone, seja entre andares ou diretamente na portaria principal, essa ligação é atendida por um colaborador alocado na central de monitoramento, que prontamente inicia o processo de identificação.

Muitas pessoas podem achar assustador a possibilidade de manter um edifício sem os cuidados de um porteiro que esteja fisicamente ali. Pode ser questionada, também, o nível geral de segurança oferecido por um sistema digital.

Porém, é possível observar erros sérios em portarias físicas, seja pelo treinamento deficiente dos profissionais dedicados a cuidar da entrada e saída, seja pelo pouco comprometimento de alguns deles. Não é raro encontrar edifícios nos quais esse colaborador esteja permanentemente com os olhos colados em alguma atração televisiva, mesmo em áreas com alta criminalidade.

Assim, ao ponderarmos cuidadosamente sobre essas questões, descobrimos deficiências graves no sistema tradicional de portaria. Felizmente, a transformação digital que vem mudando a forma como lidamos com tecnologia e o uso que fazemos dela, também chegou à segurança eletrônica.

Isso porque a portaria virtual é um meio de conferir maior autonomia aos moradores e trabalhadores da propriedade, já que eles terão um controle maior sobre como ela é administrada em questão de segurança. Por mais que estejamos acostumados a porteiros recebendo nossas entregas, guardando nossas chaves e efetuando alguns reparos, a verdade é que a presença física de alguém na recepção custa caro — e esse valor é repassado à taxa condominial, por exemplo.

Além disso, os porteiros não precisam ser necessariamente demitidos. Eles podem ser alocados na central de monitoramento, desde que se mostrem dispostos a operar a tecnologia. A diferença é que, agora, ele estará responsável pela condução de um software específico.

Assim, a portaria virtual pode parecer um investimento robusto demais à princípio, mas os seus efeitos já podem ser sentidos no curto prazo. Afinal, quem não deseja pagar um valor menor pela mesma propriedade que ocupa atualmente?

Para implementar o sistema de forma efetiva em um condomínio, é preciso buscar aprovação em assembleia. Esse encontro já será uma bela oportunidade para que todos os moradores se debrucem sobre as inúmeras vantagens da tecnologia.

Além disso, é essencial buscar uma companhia com credibilidade para realizar a mudança. Algumas delas apresentam cláusula de fidelização, então os responsáveis pela assinatura devem estar atentos às condições. É interessante buscar habitações que a empresa já atende e comparar diferentes orçamentos.

Como funciona a portaria remota?

Por estar conectado e ser acompanhado em tempo real, o software destinado a contar a portaria à central de monitoramento opera com algumas exigências mínimas para garantir o funcionamento adequado. Assim, medidas de contingência são implantadas para prevenir situações específicas como panes elétricas, perda de conexão ou, até mesmo, a falha em mais de um equipamento.

Dessa forma, geradores, links extras de internet, ações de manutenção preventiva e encaminhamento de colaboradores para cuidar da portaria de forma temporária são algumas das ações dedicadas a possibilitar a atuação integral do sistema de portaria virtual.

A entrada de moradores é feita com um sistema de identificação que reconhece impressão digital (biometria), cartões magnéticos ou, até mesmo, QR Codes. Para que tudo isso funcione perfeitamente, é importante notar que é preciso contratar uma empresa especializado em segurança eletrônica para que você possa investir em uma aparelhagem de ponta e uma boa conexão à internet.

Quais equipamentos são necessários?

Cada projeto é único, mas as novas tecnologias de software e hardware estão cada vez mais acessíveis para condomínios e ambientes comerciais. Isso garante que os técnicos de segurança possam trabalhar em diferentes combinações e oferecer opções variadas para os seus clientes.

Agora, listaremos alguns equipamentos que são utilizados de forma recorrente em sistemas de portaria remota. É importante lembrar que nem todos são utilizados ao mesmo tempo em todos os projetos, mas todos podem ser perfeitamente considerados para a proteção efetiva. Vamos conhecê-los.

Sistema de monitoramento

As câmeras são aliadas fundamentais de qualquer sistema de segurança e com a portaria remota não é diferente. Uma estrutura bem delineada de monitoramento, preferencialmente por meio de equipamentos que utilizem a tecnologia IP, garante a transmissão efetiva de imagens para a central responsável pelos controles de acesso.

É possível optar por opções mais simples, porém é interessante conhecer os modelos mais modernos, principalmente para áreas com maior incidência de criminalidade. Algumas câmeras já contam com áudio, visão noturna e conexão otimizada à internet.

Controles de acesso

A utilização de tags e aplicativos diversos é bastante comum em portarias virtuais, com o intuito de otimizar o processo de entrada e saída de pessoas e veículos. No caso de um condomínio, por exemplo, os moradores têm o acesso liberado, a partir da identificação realizado por algum desses dispositivos.

Além disso, grande parte das empresas que trabalham com a implementação utilizam, também, sistemas de biometria, nos quais um dos dedos é utilizado para pressionar o local indicado e liberar a entrada. Cartões e estruturas que utilizem QR codes também são comuns.

Abertura e fechamento remotos

Este tipo de recurso oferece ao operador, alocado na central, a possibilidade de abertura ou fechamento de portões e cancelas. Desse modo, esse profissional consegue controlar devidamente o acesso de pedestres ou garagens, à distância.

Gerador

Aqui, há, também, a possibilidade de utilizar um sistema de NoBreak, já que ambos têm o mesmo objetivo: oferecer uma fonte alternativa de energia em caso de quedas e panes. Assim, será possível manter recursos básicos como portões e demais equipamentos de segurança eletrônica em plena operação.

Backup das imagens

O armazenamento direto de imagens e dados do cotidiano da propriedade é de fundamental importância para o acompanhamento de tudo o que acontece no local. Além disso, o ato de arquivar também facilita o compartilhamento quando for necessário — em caso de furtos e contato com as autoridades, por exemplo.

Softwares e soluções digitais também podem ser empregados para verificar o status de cada um dos equipamentos conectados ao sistema para emitir alertas em caso de falhas ou quedas na conexão. Essa solução digital também inicia gravações de emergência caso algum alarme dispare.

VoIP

Essa integração é responsável pela conexão entre os interfones da propriedade, a central de monitoramento e aos ramais dos condôminos. Ela viabiliza todo o trabalho exigido pelo sistema de portaria remota, sem a necessidade de chamadas diretas para telefones externos.

Além disso, é possível buscar softwares que oferecem a possibilidade de uso do VoIP no atendimento automático. Nesse modelo, o operador não precisa selecionar e nem clicar em nenhum local específico do sistema para realizar a chamada, já que o processo será iniciado de forma automatizada.

Todo condomínio pode ter uma portaria remota?

Atualmente, a portaria remota tem sido mais utilizada em pequenos e médios conjuntos habitacionais e propriedades comerciais de mesmo porte. Isso porque o volume de pessoas entrando e saindo em um ambiente de grande porte compromete a segurança do condomínio.

Além disso, o custo de implementação e instrução de cada morador é alto para grandes propriedades. Desse modo, a portaria não presencial costuma estar presente em condomínios e complexos comerciais com um número menor de unidades, já que se torna mais fácil aliviar a folha de pagamento de funcionários e adquirir o sistema digital.

Porém, com a evolução das tecnologias, nada é impossível. Para síndicos e administradores de grandes complexos, é importante considerar algumas questões: os condôminos conseguem se adaptar às novas tecnologias de forma prática? Como eles se sentem com a possibilidade de contar com mais autonomia na vigilância da propriedade?

Pequeno porte

Propriedades de pequeno e médio porte são ambientes perfeitos para receber uma portaria remota, principalmente em condomínios. Isso porque em empreendimentos com pouco unidades, o custo com a folha de pagamento dos profissionais de segurança é maior.

Assim, a implementação traz não só proteção, mas também economia para os habitantes. Falaremos mais dessas vantagens adiante no texto.

Grande porte

Já é possível encontrar no mercado alguns sistemas que atendem a condomínios maiores, que contem com mais de uma torre, por exemplo. Entretanto, a economia geral na taxa condominial costuma ser menor.

Isso porque as taxas pagas aos funcionários que cuidem da segurança são mais baixas em grandes condomínios, pelo fato de ser repartida entre muitas pessoas. Contudo, nada é impossível: a contratação de uma empresa renomada é o primeiro passo para realizar uma análise mais cuidadosa e considerar a viabilidade do projeto.

Como deve ser feita a aprovação para contratar portaria remota?

Aderir à essa tecnologia é um assunto fundamental para todos que habitam ou trabalham naquele ambiente. É necessário verificar a convenção para conferir se há a necessidade direta de realizar uma convocação de assembleia para aplicar esse tipo de mudança no condomínio.

Caso seja necessário, a implementação da portaria no condomínio só poderá ser finalizada após a expressa votação da maioria dos residentes. Assim, quando chegar a hora de apresentar o orçamento de uma prestadora de serviços qualificadas na assembleia, o síndico deve reunir um estudo minucioso.

Como a portaria remota ainda é uma tecnologia ainda em crescimento no Brasil, mesmo com a eficiência comprovada em outros países, quanto mais informações o administrador da propriedade conseguir reunir, mais será o processo de tomada de decisão.

7 vantagens de uma portaria remota

Por estar conectado e ser acompanhado em tempo real, o software destinado a contar a portaria à central de monitoramento opera com algumas exigências mínimas para garantir o funcionamento adequado. Assim, medidas de contingência são implementadas para prevenir situações específicas como panes elétricas, perda de conexão ou, até mesmo, a falha em mais de um equipamento.

Dessa forma, geradores, links extras de internet, ações de manutenção preventiva e encaminhamento de colaboradores para cuidar da portaria de forma temporária são algumas das ações dedicadas a possibilitar a atuação integral do sistema de portaria virtual.

1. Redução de custos

Um dos fatores que explicam a crescente consolidação dessa tecnologia em nosso mercado é a redução de até 50% nos custos destinados a manter funcionários dedicados à segurança. Como mencionamos no texto, isso não significa que toda a equipe deva ser liberada.

É possível alocar colaboradores de longa data na central de monitoramento, aproveitando todo o conhecimento que esse profissional já detém sobre a entrada e o fluxo de entrada e saída, inclusive de veículos. A empresa responsável pela implementação também disponibilizará seus próprios colaboradores terceirizados.

Com a economia, será possível realizar outras melhorias na propriedade — inclusive, investir em outros equipamentos de segurança que complementem o sistema, como fechaduras magnéticas e sensores de barreira.

2. Mais segurança

Outro fator significativo para levar em consideração é a eficiência da proteção garantida pela portaria remota. Isso porque ela não pode ser rendida em uma ação criminosa, por exemplo, já que não existirão operadores humanos na entrada da propriedade.

Além disso, tentativas de invasão ou arrombamentos do sistema são facilmente detectadas por câmeras bem posicionados ou sensores, o que possibilita o acionamento rápido da polícia. Botões do pânico também podem ser adotados pelos moradores de condomínios juntos aos aparelhos — facilitando os pedidos de socorro.

Pelo fato de essa tecnologia oferecer a possibilidade de monitoramento remoto e ainda exigir eclusas de pedestres para controlar devidamente o acesso de visitantes, a segurança da habitação se torna ainda mais reforçada, já que não será possível expor porteiros, trabalhadores e residentes a situações de risco.

3. Economia de tempo

Essa economia pode ser exemplificada de duas formas. Em muitos casos, a portaria física é responsabilidade de um zelador. O problema é que muitos profissionais do tipo são encarregados de diversos outros serviços, como pequenos serviços de reparos e manutenção.

Assim, muitas vezes, a portaria física é deixada descoberta, atrasando os procedimentos de entrada e saída de visitantes e moradores. Além disso, quando esse zelador se encontra excessivamente atarefado, pode acabar descuidando da vigilância e possibilitando a invasão por parte de criminosos.

A outra forma de ganhar tempo é por meio da utilização integral de colaboradores disponibilizados pela empresa responsável pelo projeto de portaria remota. Não será necessário treinar novos trabalhadores e os contratantes passam a contar com uma equipe integralmente especializada logo de início.

4. Disponibilidade

A portaria eletrônica nunca ficará descoberta. Isso porque não há o risco de um vigilante precisar ir ao banheiro e abandonar a sua função por alguns momentos, já que será possível estabelecer uma equipe com regimes bem estabelecidos de trocas.

Assim, você passa a contar com profissionais capacitados para a atividade de monitoramento direto. Eles estarão diretamente aptos para observar diversas portarias de forma centralizada e integral. Mesmo que a sua propriedade tenha a intenção de transferir o antigo porteiro para essa função, com o treinamento adequado ele estará habilitado para integrar esse time.

Por estar conectado e ser acompanhado em tempo real, o software destinado a contar a portaria à central de monitoramento opera com algumas exigências mínimas para garantir o funcionamento adequado. Assim, medidas de contingência são implementadas para prevenir situações específicas como panes elétricas, perda de conexão ou, até mesmo, a falha em mais de um equipamento.

Dessa forma, geradores, links extras de internet, ações de manutenção preventiva e encaminhamento de colaboradores para cuidar da portaria de forma temporária são algumas das ações dedicadas a possibilitar a atuação integral do sistema de portaria virtual.

5. Diminuição de falhas humanas

Ao adotar a portaria remota, a vigilância da propriedade é reforçada e, ao mesmo tempo, a gestão condominial ganha escalabilidade — passa a ser feita de forma mais estratégica, com aprimoramentos no sistema, caso a quantidade de moradores em um condomínio cresça ou diminua, por exemplo.

Outro benefício interessante decorre do que pode ser feito durante falhas e quedas na energia elétrica. Isso porque os serviços da portaria remota não são paralisados, já que há a aplicação de geradores ou NoBreaks nos projetos.

6. Funcionamento 24 horas por dia

Com a contratação, a propriedade passa a ser monitorada de forma ininterrupta. Além disso, tanto a empresa provedora do serviço como os responsáveis pela administração do ambiente passam a ter acesso a relatórios com registros detalhados de circulação de pessoas.

Assim, será possível mensurar com precisão o número de visitantes, horários, agendamentos e o tempo médio para a liberação de entrada dos visitantes. Será possível solicitar à empresa um pacote específico de manutenções preventivas, dedicadas a manter o sistema funcionando adequadamente durante todas as 24 horas.

7. Valorização do imóvel

Por meio dessa solução, o morador é diretamente contatado sobre a chegada de um visitante ou prestador de serviço específico, mesmo se ele não estiver em casa. Isso se explica pelo fato de que ele pode ser avisado pelo smartphone, mas isso não impede que ele esteja ciente da movimentação na propriedade.

As ligações de vídeo são gravadas remotamente, o que permite a consulta e o registro de todos os acessos.

Além disso, é disponibilizado às pessoas um conjunto robusto de instrumentos eficientes de segurança, como porteiros eletrônicos, câmeras, telefones e programas destinados ao controle de acesso por parte dos moradores.

Com toda essa infraestrutura e essa elevação do nível de segurança, é natural que o imóvel se valorize já no médio prazo e mantenha ou até mesmo eleve esse patamar.

E como ficam as entregas?

Sem a presença física obrigatória de um porteiro, muitos moradores, ou trabalhadores dentro da propriedade, nutrem receio em relação ao modo como as encomendas são entregues. Afinal, a portaria remota é empregada justamente por aqueles que desejam mais segurança.

Porém, existem formas simples para resolver esse impasse. Caso as pessoas prefiram um meio mais tradicional, é possível repassar as correspondências para um zelador, que entregará ao destinatário. Contudo, na ausência desse profissional, pacotes e envelopes em geral poderão ser entregues diretamente aos moradores. Nesse caso, é necessário que o responsável ou alguma pessoa designada por ele esteja no local para a retirada do pacote.

Já no caso de entregas que requerem assinatura, é possível lidar de forma simples: o entregador entra diretamente em contato com a portaria à distância, pelo interfone localizado na entrada, e os profissionais da central notificarão o morador da situação. Dessa forma, será fácil identificar fraudes: se o destinatário não reconhece a visita, é possível alertar as autoridades.

Além disso, entregas mais corriqueiras, como pizzas e outros alimentos, obedecem às normas gerais de segurança da propriedade. Com a portaria remota, a situação mais comum envolve o morador sendo avisada sobre a chegada da sua mercadoria. Assim, ele pode se dirigir ao local e receber a encomenda.

Em condomínios mais restritos e com vigilância mais reforçada, um equipamento conhecido como passa-volume pode ser considerado — principalmente em entregas cujo pagamento já tenha sido realizado de forma online. Essa espécie de gaveta se assemelha a uma caixa de correio, mas dotada de maior altura.

Como pudemos ver no texto, a portaria remota é uma solução inovadora que chegou para ficar. Para contar com todos os benefícios que descrevemos aqui, é importante contar com uma empresa com credibilidade no mercado.

E aí, gostou do artigo e de todas essas funcionalidades de uma portaria remota? Se você deseja saber mais sobre como contratar o serviço ou ainda tiver alguma dúvida sobre a tecnologia, entre em contato conosco. Estamos à disposição para ajudá-lo!

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